賞のプログラムにはさまざまな形式があり、とりわけ応募や参加方法は多岐にわたります。その中には推薦を通じた応募形式もあります。
ノミネート（推薦）によるエントリープロセスを採用することで、アワードの信頼性を応募の段階から高め、アワードプログラムや主催団体、ブランドの認知度の向上から応募数の確保が見込めます。そして、このプロセスを通じて、アワード全体に質と誠実さをもたらすことも可能です。
一般応募に加えて推薦を採用する場合、主催者側により多くの作業と管理が発生しますが、アワード管理システムを活用することで簡単かつ効率的に実施できます。
1. 明確な推薦ガイドラインと効果的な告知
推薦者と一般の応募者の双方が混乱なくスムーズに応募できるよう、明確な手順や説明を用意します。アワードの公式サイトでは、応募方法をステップごとに分かりやすく掲載し、重要な日程や情報も明記します。
そして、アワード応募管理サイトにもノミネートガイドラインや参考資料、必要に応じて写真や動画などのコンテンツを追加し、直接、推薦者がアワード応募管理システムにアクセスしても適切に登録できる様に配慮します。
2. 推薦に必要な書類を明確にする
推薦者の事前審査に必要な情報や書類をあらかじめ整理しておくことも大切です。以下は典型的な書類の一例です。
- 推薦状
- 候補者の業績例（作品・実績）
- 写真や動画などのマルチメディア資料
3. 推薦資格の確認ステップを設ける
ノミネートが要件を満たしているかどうかを確認する「資格審査ラウンド」を設けることで、不適格な応募を自動的に排除します。
Award Forceの審査スクリーナー機能は、ノミネートフォームのセクションを条件に応じてロック・解除したり、通知設定、カテゴリ選択などが柔軟に調整できます。
4. ノミネートプロセスの自動化
ノミネートが提出された後、被推薦者に連絡が届き、必要に応じて情報を編集・追加、承認または辞退できるような自動ワークフローを構築することで、手作業を最小限に抑えられます。
Award Forceの「レビューフロー」機能を使えば、これらのプロセスを完全自動化でき、大幅な時間削減が可能です。
5. 最新情報の共有
参加者はノミネートの進捗状況を把握したいと考えます。プロセスの各段階で、適切な通知を自動で送るようにしましょう。
Award Forceでは、ノミネートの提出時や承認時、審査通過時など、各タイミングで自動的に通知メールやSMSを送る設定が可能です。さらに、ブロードキャスト機能を使えば、特定のグループに一括でメールを送信することもできます。
6. フィードバックの収集
シーズン終了後も、プログラムの改善に向けた作業は続きます。推薦者や候補者、審査員からのフィードバックを収集します。
「何がうまくいったか」「改善が必要な点は何か」などの意見をもとに、次回のアワードをさらに良いものにすることができます。また、関係者へのフィードバック依頼は、アワードコミュニティとの信頼関係構築にもつながります