有料プログラムを運営する管理者にとって、請求書の発行は単なる書類の発行以上の意味を持ちます。それは、請求された金額、支払われた金額、各記録に添付された書類など、すべての取引について明確かつ信頼性の高い管理を確保することです。
多くの組織では、このプロセスを管理するために依然として複数のツールを組み合わせて使用しています。請求書は外部ソフトウェアで作成され、支払い状況はスプレッドシートで追跡され、文書は報告チームや財務チーム向けに別途保管されており、管理者は、申請書、支払い、請求書、記録など、すべての情報が一元管理できる環境を必要としています。
Award Forceの電子請求書機能
Award Forceの電子請求書機能を使えば、すべての情報を一元管理できます。
請求書を外部で作成して個別に管理するのではなく、請求書記録、支払い状況、および関連文書はすべて同じ表彰事業管理ワークフロー内で管理されます。
Award Forceのプログラムマネージャーは、電子請求書機能を利用して、個々の請求書記録から電子請求書ファイルを直接生成できるようになり、支払い、請求書データ、電子請求書のステータスは、統合された単一のビューで表示されます。
すべての取引を管理
表彰プラットフォーム内で請求書を発行することで、プログラムの財務面を追跡するのが容易になります。
Award Forceでは、プログラムマネージャーは以下の情報を容易に確認できます。
- 各請求書のステータス（支払い済みか未払いか）
- 電子ファイルが添付されている請求書はどれですか？
- 提出書類および請求書データに関連付けられた支払い記録
請求書や書類に容易にアクセス
各請求書記録に関連する文書へ直接アクセスできます。
電子請求書ファイルは、請求書自体から生成およびダウンロードでき、将来の参照のために記録に添付されたままになります。
エクスポート機能を使えば、請求書や電子請求書のデータを一度に取得できるため、財務報告や記録管理が格段に簡素化されます。複数のソースから文書を再構築する代わりに、すべてが自動的に生成され、一元的に保存されます。
管理業務の効率化
電子請求書は、入力と支払いを管理するシステムと同じシステムに統合されている場合に最も効果を発揮します。
取引、請求書、および関連書類を連携させることで、管理業務を効率化し、ワークフローの断片化を回避し、プログラムの財務状況を明確に把握することができます。